CIRCULAR N° 48-2015

Asunto:    Reiteración de la circular N° 203-2013, sobre “Directrices para el mejor aprovechamiento de las plazas de juezas y jueces supernumerarios”.

 A  LOS JUECES Y JUEZAS DEL PAÍS, DESPACHO DE LA PRESIDENCIA, CONSEJOS DE ADMINISTRACIÓN Y ADMINISTRACIONES REGIONALES

SE LES HACE SABER QUE:

 

El Consejo Superior del Poder Judicial en sesión N° 12-15, celebrada el 12 de febrero de 2015, artículo LXXXIV, acordó reiterarles la circular N° 203-2013, sobre “Directrices para el mejor aprovechamiento de las plazas de juezas y jueces supernumerarios”, publicada en el Boletín Judicial N° 009 de 14 de enero de 2014, que indica:

“El Consejo Superior del Poder Judicial en sesión N° 103-13, celebrada el 5 de noviembre de 2013, artículo LXIX, aprobó las siguientes directrices para el mejor aprovechamiento de las plazas de juezas y jueces supernumerarios:

 

“ I.  Asignación para suplencias.

 1.- Es obligatorio  verificar  al  solicitar la sustitución de juezas y jueces titulares, si existe disponibilidad de  recursos de juezas o jueces  supernumerarios para realizar la suplencia, en  caso de no contar con dicho recurso se procederá a verificar la lista de suplentes del despacho correspondiente. O en su defecto de la lista de elegibles.

 2.- Las sustituciones con juezas o jueces supernumerarios se harán por el tiempo exacto requerido para la atención del evento que lo originó.

 3.- En tanto la normativa vigente lo permita, no se podrán variar las agendas, ni los señalamientos cuando una Jueza o un Juez Supernumerario reemplace a una Jueza o un Juez Titular.

 4.- El Despacho de la Presidencia y las Administraciones Regionales procurarán dar prioridad para la asignación de juezas y jueces supernumerarios a los despachos “unipersonales”.

 5.- En caso de permisos con o sin goce de salario, las juezas y los jueces titulares deben presentar la aprobación de la Presidencia de la Corte o del Consejo Superior, según corresponda.

 6.- Cuando la suplencia se origine por citas médicas, la Jueza o el Juez titular deberá presentar a la Administración Regional del lugar, la documentación que acredite la cita, el lugar de atención y el tiempo requerido para ello.

 7.- Para suplencias por motivo de vacaciones, se debe adjuntar la aprobación respectiva del Despacho de  la Presidencia.

 8.- En despachos donde exista más de una Jueza o Juez, no se dará vacaciones, cuando deban atender su período de disponibilidad. En despachos unipersonales, no aplica esta disposición.

 9.- Cuando la suplencia se solicite para asistir a cursos o capacitaciones, las juezas y los jueces titulares deberán aportar a la Administración Regional del lugar, la respectiva convocatoria y aprobación del Órgano competente.

 10.- Las suplencias para capacitaciones no incluyen la disponibilidad que la Jueza o el Juez titular debe cubrir, por lo que esta funcionaria o funcionario deberá regresar a cumplir con esa condición, en caso de que la capacitación se dé en la misma localidad en que está ubicado el despacho.  Caso contrario, debe haberlo comunicado con suficiente antelación a la oficina donde esté adscrita la plaza de Jueza o Juez Supernumerario.

 11.- Cuando la suplencia se trate de incapacidades, la Jueza o el Juez titular deberá presentar a la Administración Regional del lugar, los documentos que acrediten su imposibilidad de laborar.

 12.- Las suplencias por incapacidades no incluyen la disponibilidad en sábado, domingo, feriados o asuetos, salvo que esos días estén contemplados durante el período de la incapacidad, en cuyo caso, la Jueza o el Juez que sustituye, debe cubrir la disponibilidad. Si el titular no está incapacitado en fines de semana, feriados o asuetos, debe realizar la disponibilidad que le corresponde.

De contar con más de una Jueza o Juez titular en el despacho, si no hay sustitución, la disponibilidad deberá ser cubierta por alguno de los restantes juezas o jueces, procurando efectuar a lo interno los ajustes correspondientes en el rol de disponibilidad vigente, con el fin de evitar que la misma funcionaria o funcionario judicial realicen dos períodos consecutivos de disponibilidad.

13.- Mensualmente, las juezas y jueces supernumerarios deben entregar un informe sobre las labores realizadas al Despacho de la Presidencia o al Consejo de Administración, según su adscripción. El informe debe especificar los períodos asignados a cada despacho judicial, así como los días de inactividad por diferentes razones (vacaciones, incapacidades, asistencia a cursos, entre otros).

Para tales efectos, se debe utilizar el formato indicado en la Circular  135-08, de la Secretaría General de la Corte, que se muestra seguidamente:

“INFORME DE LABORES DE JUECES O JUEZAS SUPLENTES SUPERNUMERARIOS

DESPACHO JUDICIAL:____________ CÓDIGO DE OFICINA: _________

Nombre de Jueza o Juez Sustituido:___________________________________

CÓDIGO DE LA JUEZA O EL JUEZ_________________________________

Nombre de la Jueza o el Juez_________________________________________

Período de la Suplencia: ____________________________________________

 

N° Único de los casos asignados	Materia y Tipo de asunto	Estado de los casos asignados al iniciar y finalizar la suplencia (En esta casilla se debe indicar la etapa procesal en que se encuentra el expediente, de  acuerdo con la materia que se tramita).	Trámite realizado (Debe consignarse el trámite realizado ya sea: providencias, autos, sentencias o audiencias realizadas, entre otros)	Motivo de término de los casos salidos	Observaciones

 NOTA: En caso de requerir ampliar la información, puede indicar lo que considere necesario,  en hojas adicionales a este reporte de labores efectuadas durante la suplencia.

 

________________Sello de la Oficina __________________________________

 

Firma Jueza o Juez Suplente_________________________________________

 

Firma Jueza Coordinadora o Juez Coordinador_________________________

 

En caso de que en el despacho haya solo un puesto de Jueza o Juez, que es precisamente al que se sustituye, en el espacio "Firma de la Jueza Coordinadora o Juez Coordinador" firmará en su lugar el Coordinador o Coordinadora Judicial del despacho."

14.- Mensualmente la Coordinadora o el Coordinador Judicial del despacho donde hubiese estado asignado una Jueza o un Juez Supernumerario, debe entregar a la Jueza o Juez Coordinador del despacho un informe sobre el trabajo realizado por éste.

II      Requisitos para que las juezas y los jueces supernumerarios brinden colaboración a los despachos judiciales, con el fin de disminuir el retraso judicial.

1.- Remitir al Despacho de la Presidencia o a la Administración Regional, según corresponda, los últimos tres informes estadísticos trimestrales para su respectivo análisis, a efecto de valorar la pertinencia del apoyo.

2.-  La Jueza o el Juez Coordinador del despacho que requiere apoyo deberá elaborar un Plan de Trabajo para el personal supernumerario en el cual deberá indicar las labores a realizar para supervisar el desempeño y productividad de estos servidores.

3.- Enviar una lista detallada de los expedientes listos para fallo, como si se enviara a la Oficina contra el Retraso Judicial (nombre de las partes, proceso o materia, número único, cantidad de folios o legajos si los tiene, si son vencidos y fecha de vencimiento). Incluir una casilla de “Observaciones” donde se deberá indicar si el fallo corresponde al fondo, excepciones previas, deserciones o el tipo de resolución para el cual fue remitido.

Formato a utilizar:

 

Nº de exp.	Tipo de proceso	Parte actora	Parte demandada	Nº de folios	Nº folios del incidente	Documentos	Exp. vencido desde	Observaciones

4.- En la nota se debe señalar el número de juezas o jueces que componen el Juzgado, así como la indicación, indispensable según acuerdo del Consejo Superior del Poder Judicial, de si las juezas o los jueces del despacho solicitante, asisten a algún curso de la Escuela Judicial o de cualquier otra dependencia o institución, o bien si están autorizados por el Consejo Superior para impartir lecciones dentro de la jornada ordinaria (indicando el respectivo acuerdo así como los días y horas aprobadas). Además, se deberá indicar si el Juzgado está recibiendo o gestionando ayuda de alguna de las Oficinas Contra el Retraso Judicial. Todas estas indicaciones serán consideradas como declaraciones juradas.

5.- Deben enviar copia de todos los documentos probatorios. Los expedientes que vengan sin documentos se devolverán sin resolver y se excluyen del programa. No enviar títulos ejecutivos originales, favor enviar copia certificada.

III.    Asuntos que se tramitarán por las juezas y los jueces supernumerarios para disminuir el retraso judicial:

1.- En materia Civil no tramitarán asuntos ordinarios, y en caso de los procesos de desahucio o de consignación de alquileres, se debe indicar si el despacho cuenta con depósitos realizados. En materia Penal solo se resolverán sobreseimientos y desestimaciones, en tanto que en materia Laboral no se recibirán ejecuciones ni asuntos en los que se discuta el pago de horas extra.

2.- Solo expedientes vencidos, en materia Civil y Laboral que no tengan más de dos años de vencimiento, en Familia no más de un año y en Penal no más de seis meses.

 IV     Consideraciones para el trámite de los asuntos:

1.- Cada expediente de los que sean aceptados, debe contener constancia de la Técnica o Técnico Judicial, o bien de la Coordinadora o Coordinador Judicial del despacho gestionante, en la que se indique que no hay documentos ni escritos por agregar a la respectiva fecha y con toda la prueba que conste en el despacho, incluida la custodia en archivos.

2.- El despacho asumirá la responsabilidad de dar información y atender a las personas usuarias sobre el trámite de los expedientes, a efecto de no remitirlas a las juezas y los jueces supernumerarios que están colaborando en disminuir el retraso judicial.

3.- No se recibirán expedientes que no estén listos para fallo, como por ejemplo con términos sin vencer o que falte prueba por evacuar, entre otros.  En caso de que  remitan asuntos que no estén listos para fallo, serán devueltos sin posibilidad de que puedan ser reenviados a esta oficina, a menos que ingresen en un listado de ayuda posterior.

4.- En casos de sentencias anuladas las entrará a conocer el despacho al que corresponde el expediente.

5.- Si en el momento en que en el Juzgado se reciben los expedientes ya con sentencia, se nota algún error material en ésta, antes de ser notificada, lo conveniente es que devuelvan el expediente al Despacho de la Presidencia o a la Administración Regional, según corresponda, mediante nota u oficio, y no mediante una resolución.

6.- En el caso de asuntos en apelación, se debe remitir el archivo electrónico de la sentencia apelada.

7.- Los expedientes deben estar acomodados en el mismo orden del listado, a efecto de agilizar el trabajo” 

 

San José, 11 de marzo de 2015.

Licda. Silvia Navarro Romanini

Secretaria General

Corte Suprema de Justicia

 

 

Ref.: 8535-10 / 13596-12 / 1293-15.

Randy Rivera Rodríguez.